Nous renvoyons à cet article pour la notion d’infobésité. La maîtrise de l’information a déjà été abordée là. Reste le concept d’archives. Nous emprunterons quelques éléments à la présentation « l’information numérique et papier : je jette, je supprime ou j’archive » animée par Antoine Meissonnier (Archives de France) lors de Documation 2015 ainsi qu’aux enseignements de Marie-Anne Chabin (Université Paris X).
A quelles réalités renvoient les archives ?
Comment gérer ses archives ?

1. L’archivage des documents d’activité

Contrairement à une idée répandue, les archives ne renvoient pas qu’à des dossiers poussiéreux qu’on déposerait – si on y a pensé – quelque part après un certain temps.

1.1 Les archives ?

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » Article L211-1 du code du patrimoine. Les documents peuvent être papiers mais, de plus en plus fréquemment, ils sont dit dématérialisés [quoiqu’ils existent forcément sur un support physique : un disque dur] ou numériques.

L’expression anglaise de records management a été traduite par celle de gestion des documents d’activité ou [moins fréquemment] par gestion des documents engageants. On aurait pu parler plus simplement de gestion d’archives. Lors du premier cours de Marie Anne Chabin pour le certificat de spécialisation en maîtrise de l’archivage de l’information numérique (ou CS32), cette dernière séparait la gestion de l’information en trois branches : la connaissance (knowledge management), les archives (records management), la conservation patrimoniale. [Nous la reprenons mais resterons dans cet article focalisé sur les documents d’activité.]

1.2 Obligations de conservation et de destruction des documents d’activité

Au cours de son activité, une organisation va produire nombre de documents : courriers, comptes rendus, réponses à appels à projets, papiers administratifs ou comptables, documentation de prototypes (plans, modèles)…
Elle devra les conserver pour des raisons diverses :

• garantir des droits et gérer différents risques
• comme vecteur de transparence et de traces des activités de l’organisation
• comme capital d’information et d’aide à la décision
• par obligation légale si elle ne veut pas être sanctionner.

Mais, il faudra aussi, (par ex. avec les données à caractère personnel) en détruire certains après un délai variable en respectant quelques règles. Cette obligation tient à la fois de la réglementation mais également de besoins pratiques. Même si les Tera octets coûtent financièrement moins chers d’années en années, ils ont un coût effroyable à la fois en terme d’énergie dépensée et de temps perdu pour retrouver la bonne information (à jour) dans une masse non structurée d’informations.

2. Comment gérer ses archives

2.1 Maîtriser le support de stockage ?

Certaines organisations peuvent décider de ne pas externaliser les archives. Mais au regard de la technicité de la discipline de l’archivistique et des coûts décroissants de solutions de stockage à distance, d’autres peuvent souhaiter recourir au « cloud » et à des prestataires « gratuits ». Voir cet article qui revient sur la concentration des données sur un petit nombre d’acteurs du numérique ou celui-ci sur la « gratuité » du service.

2.2 Recourir à un expert

Parce qu’il n’est pas simple d’organiser ses archives et les gérer tout au long de leur vie – surtout lorsqu’on doit travailler à plusieurs – recourir à un expert de la gestion d’information peut faire gagner du temps et de l’argent.

2.3 Quels services peut proposer IGE en matière de gestion des documents d’activité ?

• Audit & modélisation de process d’archivage & d’organisation.
• Rédaction de documents et création d’outils : glossaire, politique d’archivage, charte informatique, plan de reprise d’activité, thesaurus, plan de classement, tableau de conservation.
• Sensibilisation et formation au records management pour tous niveaux.
• Gestion courante d’espace de partage d’information pour rappel périodique des règles, maintenance et recadrage.
• Mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

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La gestion des documents d’activité s’inscrit dans la transformation numérique des entreprises. Nous invitons tous ceux qui désireraient en savoir plus sur la gouvernance de l’information à lire les articles ici ou/et à visionner cette autre conférence de Documation 2015.

Le 18 mai 2015,
Cyril Desmidt